Biro Administrasi Akademik
Universitas Muhammadiyah Malang
Biro Administrasi Akademik
Universitas Muhammadiyah Malang

Tupoksi Kabag. Dokumen & Pelaporan DIKTI

Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)

Kabag. Dokumen & Pelaporan DIKTI

A.     Tugas :

1.      Membantu tugas-tugas Kepala Biro Administrasi Akademik khususnya pekerjaan dibidang Dokumentasi. dan Pengarsipan :

a.       Bertanggung jawab pada dokumentasi dan pengarsipan perkuliahan meliputi : sajian matakuliah, penjadwalan kuliah., beban mengajar dosen, Kehadiran dosen dan lain – lain yang berkaitan dengan kegiatan perkuliahan dan berkoordinasi dengan BKMA.

b.      Bertanggung jawab pada dokumentasi dan pengarsipan nilai (nilai UTS, UAS, Sela Semester dan Perbaikan Nilai ) termasuk arsip KHS dan nilai – nilai program khusus yang ada di lingkungan UMM.

c.       Bertanggung jawab terhadap dokumentasi foto copy ijasah dan transkrip dalam bentuk digital.

d.      Bertanggung jawab pada dokumentasi dan pengarsipan biodata Ijazah SLTA dan  sederajat mahasiswa baru berkaitan dengan berkas permohonan NIMAN (Nomor Induk Mahasiswa Nasional).

e.       Bertanggung jawab pada  dokumentasi dan pengarsipan Biodata Ijazah SLTA dan sederajat mahasiswa lama berkaitan dengan pencetakan Ijazah dan permohonan NILUN (Nomor Induk Mahasiswa Lulus Nasional).

f.        Bertanggung jawab terhadap semua dokumen proposal Hibah, Sertifikat Akreditasi dan dokumen baik berupa SK Rektor dan ketetapan Rektor dan Pembantu Rektor dan lain–lain.

g.       Bertanggung jawab melakukan komunikasi dengan orang tua / wali mahasiswa terkait dengan proses akademik

2.      Berkoordinasi dengan Karo. Adm. Umum dan Bagian Perencanaan berkaitan :

a.       Dokumentasi dan pemetaan penggunaan ruang.

b.      Dokumentasi sarana dan prasarana yang dimiliki UMM untuk pelaporan EPSBED ke DIKTI.

3.      Berkordinasi dengan Biro Adm. Umum dalam menentukan pelaksanaan penghitungan penyediaan ruang kuliah dan pembagian ruang kuliah.

4.      Memproses pengarsipan surat ijin berhenti studi sementara (BSS/Cuti Kuliah), surat Aktif Kembali dan Surat Keterangan Pindah Perguruan Tinggi lain.

5.      Memproses pengarsipan berkas Mahasiswa Pindah masuk ke UMM, Mahasiswa Pindahan dan Alih Jenjang dari Perguruan Tinggi lain, Pindahan antar Jurusan di lingkungan UMM dan Mahasiswa Perpanjangan Masa Studi (Re-NIM).

6.      Bertanggung jawab dalam pelayanan peminjaman arsip yang ada di BAA.

 

B.     Wewenang :

1.      Melakukan permintaan  arsip jadwal kuliah dan nama-nama dosen pembina mata kuliah dari masing-masing fakultas dan jurusan.

2.      Melakukan permintaan kekurangan berkas registrasi Mahasiswa baru, baik alih jenjang maupun mahasiswa pindahan dari masing – masing fakultas dan jurusan.

3.      Melakukan koordinasi dengan Kabag / unit lain untuk memperlancar pelaksanaan tugas sehari-hari.

 

C.     Tanggung Jawab :

Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari Kabag Dokumentasi bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Akademik.

Shared: